Introduction
Savez-vous que nous regardons notre smartphone en moyenne 221 fois par jour ?
Souvent, c’est de manière inconsciente que nous allons le regarder. Et bien justement, on appelle routine une habitude d’agir ou de penser devenue mécanique.
On parle d’épuisement quand les dépenses d’énergie (contraintes) sont supérieures aux gains d’énergie (ressources) et ce, dans la durée. L’équilibre est rompu, il se créé alors ce que l’on appelle un déficit chronique.
Nous sommes comme une centrale énergétique et il peut arriver que nous allions jusqu’à vider toute notre énergie, un peu comme un téléphone qui n’a plus du tout de batterie. Dans ce cas là, c’est l’épuisement, le burnout.
Alors comment faire quand nos routines nous amènent à l’épuisement ? Quels sont les leviers pour en sortir et en créer de nouvelles, plus respectueuses pour soi ?
1/ Les dysfonctionnements en terme de routines qui amènent à l’épuisement
Nous allons ici évoquer 2 dysfonctionnements observés :
- L’absence de routine
- Le maintien en automatique d’un rythme qui ne correspond plus
L’absence de routine
C’est le fait de prendre ce qui vient, à la volée. Ce sont les urgences qui créent l’agenda, qui dessinent les journées, le quotidien. A aucun moment on retrouve des temps précis pour avancer sur des dossiers de fonds dans ses missions professionnelles par exemple. C’est l’extérieur qui crée le mouvement et vient bouleverser le rythme de la personne. Et comme c’est habituel, on ne s’en rend même pas compte, c’est normal.
Une routine permet de donner un cadre, un cap sur lequel s’appuyer. Ici le cadre est inexistant. Il y a ainsi moins de limites dans les horaires de travail, ou les e-mails envoyés le soir à 22H. A quel moment on s’arrête, on dit stop, à quel moment on fait telle ou telle activité ? C’est flou et c’est ce qui contribue à l’épuisement.
Le maintien en automatique d’un rythme qui ne correspond plus
On pourrait parler du mode « robot » ou « pilote automatique ». Il y a bien un rythme mis en place. Sauf que ce rythme là ne correspond plus à la personne. Les dépenses d’énergie sont supérieures aux gains d’énergie.
C’est également l’absence de S.T.O.P : Spécial Temps d’Observation Personnel. Il s’agit de la connexion à soi-même qui est perdue. Quelle est ma météo du jour ? Comment je me sens dans mon coeur (mes émotions), dans ma tête et dans mon corps ? Ces éléments là ne font pas partie des habitudes mises en place par la personne.
Et pourtant, vous pouvez accéder au mode « manuel » et reprendre les commandes. C’est quand j’accueille mes émotions que je vais pouvoir contacter mes besoins. Si je prends un temps d’observation et que j’identifie que je me sens fatigué(e), je m’apercevrai plus facilement que j’ai besoin de repos. Et je trouverai alors les stratégies pour nourrir ce besoin de repos (temps pour une sieste, dormir plus longtemps, faire un spa ..).
Maxence Walbrou, coach/facilitateur explique la vision d’alignement tête/coeur/corps dans cette illustration :
2/ Comment changer une habitude existante pour préserver son énergie vitale ?
Mettre en balance les bénéfices et les inconvénients du comportement actuel
Dans cette idée de changer une habitude, il est important de comprendre que nous avons à la fois des bénéfices (ou avantages) et également des inconvénients vis-à-vis de notre fonctionnement actuel. Il est alors indispensable de les mettre en balance.
Les bénéfices nous permettent de comprendre le « pourquoi » nous agissons ainsi, afin de repérer ensuite le besoin qui se cache derrière. Les inconvénients, eux, sont ce qui va amener à changer, ce qui n’est pas aligné, en dissonance avec nos valeurs.
L’objectif est de trouver ce qui va satisfaire les besoins et les valeurs en gardant les avantages, sans les inconvénients.
A titre d’exemple : Anthony est cadre dans une entreprise informatique/télécom. Il est marié avec Sarah et ils n’ont pas encore d’enfant.
Anthony ne limite pas son temps de travail, notamment le soir où il peut travailler au bureau jusqu’à 20H30/21H au lieu de 18H. Il ramène également des dossiers sur lesquels il travaille en moyenne 5H dans le weekend à son domicile.
Il commence à avoir des signes d’alerte : il a mal au dos et au ventre, fait des erreurs qu’il ne faisait pas auparavant, a des difficultés à se concentrer et de plus en plus de mal à communiquer avec ses collègues et ses proches.
Pour aller plus loin, nous pouvons réfléchir aux bénéfices propres et aux bénéfices liés à l’évitement qui maintiennent Anthony dans cette situation. Puis s’attacher à la compréhension des inconvénients associés.
Les bénéfices propres
On pourrait alors faire l’hypothèse que les comportements d’Anthony lui permettent :
- De nourrir un besoin de reconnaissance du travail vis-à-vis de son manager. Il fait beaucoup d’heures et cela se voit.
- Un gain financier avec les heures supplémentaires réalisées
- De nourrir son besoin de perfectionnisme, il va plus loin dans le détail
Les bénéfices liés à l’évitement
On pourrait aussi imaginer des bénéfices qui lui permettraient :
- D’éviter le contact avec sa femme
- D’éviter de se confronter à l’ennui/le vide, ou à des responsabilités
- D’éviter de donner de la place à des pensées qui nécessitent de s’occuper d’activités rébarbatives ou non intéressantes …
Les bénéfices permettent un éclairage sur les besoins d’Anthony. Il est important de les comprendre et de les hiérarchiser selon ses priorités.
Pour autant, les comportements qu’il adopte peuvent être modifiés, tout en répondant aux besoins, par un comportement plus protecteur et préservant sa santé.
Les inconvénients
Les inconvénients de ce fonctionnement là pour Anthony sont :
- L’absence de respect de son rythme biologique et donc le manque d’écoute de ses besoins primaires : sommeil, alimentation, sexualité, vie sociale ..
- L’absence de temps pour régler ses conflits en lien avec le couple par exemple
- La perte d’habitude d’être en lien avec les autres (éloignement)
- La perte de souplesse émotionnelle et comportementale : à force de délaisser certains aspects de sa vie, il perd sa capacité d’adaptation. Pourtant, l’adaptation est la compétence la plus importante chez l’homme (capacité à changer en lien avec son environnement et les autres).
- La perte de la notion d’équilibre dans les différents domaines de sa vie (relation à soi, corps/santé, talents, couple, famille, professionnel, matériel, spirituel …).
Ainsi, on observe le maintien d’un « équilibre malsain », bien que la personne y trouve son compte. La question est de comment respecter ses besoins tout en étant connecté à ses valeurs.
Définir ses nouvelles routines, quelles sont les clés vers le changement ?
Pour mettre en place de nouvelles routines et comportements, il est indispensable de prendre conscience du déséquilibre actuel.
Pour favoriser la motivation au changement, les 2 ingrédients sont la conscience et la confiance.
Conscience/confiance
Le premier pas est de bien prendre conscience de tous les éléments qui jouent dans la balance. Cela fait appel à notre capacité d’auto-observation, d’acceptation et de remise en question.
Anthony pourrait se dire: « C’est vrai que mon travail est important mais que cela ne doit pas mettre en péril ma santé et mon couple. »
Le deuxième pas est d’avoir confiance en soi, en sa capacité à changer. Cela fait appel à nos ressources internes et externes.
Anthony : « Je crois pouvoir changer de fonctionnement, je l’ai déjà fait dans le passé… »
s ‘appuyer sur une routine existante
Une fois la conscience et la confiance actionnées, une des techniques pour mettre en place une nouvelle routine est de s’appuyer sur une routine déjà existante. Sur cette routine-là, il y a ce que l’on appelle des déclencheurs naturels de la journée.
Exemple 1 : Je souhaite tous les matins mettre en place une nouvelle routine : celle de prendre 15 min pour moi, pour me détendre (yoga, lecture, écriture, méditation, musique..).
Tous les matins quand je me lève, j’ai forcément une habitude ancrée : aller aux toilettes ou boire un verre d’eau par exemple… Il s’agit donc d’identifier les déclencheurs naturels (toilettes, eau…) et de venir greffer la nouvelle routine à ce moment-là.
Ainsi, après avoir été aux toilettes, je peux prendre mon tapis de yoga et me mettre à faire ma séance. Je suis en train de créer ma nouvelle routine !
Exemple 2 : Je souhaite tous les soirs avoir du temps pour lire (20 min). J’identifie par exemple que tous les soirs après avoir rangé la table ou couché les enfants, je me brosse les dents.
J’ai donc mon déclencheur naturel. Je peux m’appuyer sur celui-ci et juste après avoir fait mon brossage de dent, je file m’installer dans le canapé pour lire mon livre du moment ou un magazine.
3/ Quel rôle peut jouer la mise en place d’une organisation personnelle pour faciliter un état d’équilibre durable ?
2 leviers à privilégier dans son organisation
Une analyse poussée de son fonctionnement actuel
Au tout début, un auto-diagnostic est indispensable. Chez Shem’s, il concerne la gestion actuelles des thématiques suivantes :
- priorités
- charge de travail
- planification
- énergie
- concentration
- communication interpersonnelle.
Cette 1ère étape d’état des lieux organisationnel permettra une réelle prise de conscience par la personne accompagnée.
Cet auto-diagnostic sera réalisé de nouveau à plusieurs reprises et permettra de suivre son évolution au fur et à mesure de l’accompagnement.
C’est ensuite en faisant une analyse poussée sur une semaine type de travail que vont ressortir par exemple :
- Les voleurs de temps (ce qui me fait perdre du temps : réunions, notifications, absence de rangement informatique …)
- Les activités identifiées qui prennent plus de temps mais qui n’apportent pas ou peu de valeur ajoutée
Ce levier est indispensable pour sortir d’un cercle vicieux/dysfonctionnel qui amène à l’épuisement et aller chercher un rythme et des nouvelles routines adaptées.
La gestion des priorités & la planification
Comment être efficace si je m’éparpille dans tous les sens ? Quelle est la différence entre « urgent » et « important » ? Si je ne le fais pas maintenant, qu’est-ce qui va se passer ?
Sans identification des priorités, la journée passe à vitesse grand V. On a l’impression que l’on fait une multitude d’activités et pourtant à la fin de la journée c’est l’insatisfaction qui domine. L’idée de rentrer à la maison sans avoir eu l’impression d’avancer sur des sujets importants est déprimant et épuisant. Un cocktail d’émotions qui n’en finit plus, de jours en jours !
Pour éviter que ses journées soient guidées par « les autres » ou les contraintes extérieures, il est important d’identifier pour chaque personne quelles sont ses priorités. Elles permettront ensuite d’accorder un temps précis dédié dans la semaine. C’est aussi ce qui permettra de garder son énergie pour des activités à haute valeur ajoutée.
La planification est la continuité de la priorisation. Planifier, c’est rendre possible les activités identifiées importantes et urgentes pour les faire vivre dans ma journée ! Si je ne planifie pas, il y a peu de chance que cela se passe vraiment. Et je vais continuer de m’essouffler et m’épuiser.
Pourtant, souvent, il suffit de 5 ou 10 min sur un sujet pour faire avancer un projet (appel ou envoi d’un e-mail pour confirmer un rendez-vous de lancement par exemple).
Concrètement, l’un des leviers les plus efficace est de mettre en place des blocs de temps (time blocking) d’1H ou 2H dans son agenda sur des projets ou des dossiers en cours ou à préparer considérés comme importants.
Aussi, pour reprendre le « pilotage manuel » de ses journées, la planification de sa journée du lendemain est une pépite d’or. C’est une routine qui prend environ 5 à 10 min avant de quitter le bureau, quand elle est bien rodée, avec des outils dédiés.
Les bénéfices principaux :
- Décharge mentale
- Satisfaction du travail accompli
- Energie préservée tout au long de la semaine
Partez enfin du bureau l’esprit libéré et le corps énergisé !
Pour aller plus loin sur la planification, vous pouvez aller voir l’article « Agenda et ToDoList, les clés d’une planification réussie » proposé par Marine GANDOUET, de l’équipe Shem’s.
Conclusion
Nos routines nous impactent fortement dans notre quotidien. En effet, ce sont leur aspect dysfonctionnel ou leur absence qui peuvent nous envoyer tout droit au pays du burnout.
Il est important de comprendre comment, individuellement, nous fonctionnons. Notre propre système est écologique; parfois si nous ne changeons pas, c’est parce qu’il y a des bénéfices secondaires à ne pas changer. La balance avantages/contraintes est donc très précieuse à étudier avant de chercher à mettre en place de nouvelles routines pour augmenter son énergie vitale.
La bonne nouvelle c’est qu’il existe un processus pour mettre en place de nouvelles routines et comportements tout en se respectant soi-même.
Quant à l’organisation, c’est une porte d’entrée vers soi. Un moyen de mieux comprendre notre fonctionnement actuel pour mieux l’optimiser. Analyser, prioriser, planifier, exécuter.
L’intention sera toujours de trouver ce qui est le mieux pour vous. Et vous permettre de passer du temps et consacrer de l’énergie pour ce qui compte le plus à vos yeux.
Pour aller plus loin …
Si vous souhaitez réaliser un diagnostic de votre énergie vitale avec des professionnels et/ou faire un diagnostic de votre organisation actuelle, contactez l’équipe de Shem’s.
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